Administrationshåndbog

Kapitel 1 – Formål

Denne administrationshåndbog beskriver de praktiske procedurer for den daglige drift af Investeringsklubben [NAVN].

Ved uoverensstemmelse mellem håndbogen og vedtægterne har vedtægterne forrang.

Kapitel 2 – Ansvarsfordeling

Formanden har det overordnede ansvar for:

• indkaldelse til møder
• koordinering af bestyrelsen
• kontakt med banken
• kontakt med medlemmer
• underskrift på officielle dokumenter

Kassereren har ansvar for:

• bogføring
• bankkonto
• medlemsbetalinger
• regnskab
• budget
• opgørelse af medlemsandele
• kontrol af depot

Bestyrelsen har ansvar for:

• investeringsbeslutninger
• kontrol af økonomien
• risikostyring
• overholdelse af vedtægter
• medlemsoptagelse

Kapitel 3 – Medlemsoptagelse

Før optagelse skal følgende være modtaget:

Bestyrelsen registrerer herefter medlemmet.

Kapitel 4 – Medlemsregister

Registeret skal mindst indeholde:

• navn
• adresse
• e-mail
• telefon
• indmeldelsesdato
• samlede indbetalinger
• nuværende ejerandel
• eventuel udmeldelsesdato

Registeret opdateres senest syv dage efter ændringer.

Kapitel 5 – Bankkonto

Kun den officielle foreningskonto må anvendes.

Private konti må aldrig benyttes.

Alle indbetalinger skal ske via bankoverførsel.

Kontantbetalinger accepteres ikke.

Kapitel 6 – Depot

Depotet oprettes i foreningens navn.

Der må alene investeres via depotet.

Adgang til depotet gives kun til personer udpeget af bestyrelsen.

Adgangskoder opbevares sikkert.

Kapitel 7 – Investeringsbeslutninger

Ethvert investeringsforslag skal som minimum beskrive:

• selskabets navn
• ticker
• ønsket købspris
• investeringsbeløb
• begrundelse
• risici
• forventet investeringshorisont

Forslaget udsendes til bestyrelsen inden afstemning.

Kapitel 8 – Gennemførelse af handler

Efter godkendelse registreres:

• dato
• tidspunkt
• marked
• antal
• kurs
• kurtage
• samlet beløb

Handelskvitteringen gemmes elektronisk.

Kapitel 9 – Månedlig kontrol

Kassereren gennemfører hver måned:

Resultatet fremlægges for bestyrelsen.

Kapitel 10 – Kvartalsrapport

Hvert kvartal udsendes en rapport med:

• porteføljeværdi
• udvikling siden sidste kvartal
• afkast
• kontantbeholdning
• største investeringer
• nye handler
• omkostninger
• medlemsandele

Kapitel 11 – Årsregnskab

Årsregnskabet skal mindst indeholde:

• resultatopgørelse
• balance
• investeringsoversigt
• oversigt over indskud
• årets afkast
• omkostninger
• noter

Kapitel 12 – Dokumentopbevaring

Følgende dokumenter opbevares elektronisk:

• vedtægter
• referater
• regnskaber
• handelsnotaer
• kontoudtog
• depotudtog
• medlemsregister

Der foretages sikkerhedskopi mindst én gang om måneden.

Kapitel 13 – IT-sikkerhed

Alle personer med adgang til bank og depot skal:

• anvende personlige login
• benytte stærke adgangskoder
• aktivere tofaktorgodkendelse (2FA), hvor det er muligt
• holde software opdateret

Loginoplysninger må aldrig deles.

Kapitel 14 – Interessekonflikter

Et bestyrelsesmedlem skal oplyse, hvis vedkommende har en personlig eller økonomisk interesse i en sag.

Vedkommende deltager ikke i beslutningen.

Kapitel 15 – Interne kontroller

Mindst én gang i kvartalet kontrolleres:

• at bankbeholdning stemmer
• at depot stemmer
• at medlemsregister stemmer
• at regnskabet stemmer
• at alle handler er dokumenteret

Kontrollen dokumenteres i et kontrolskema.

Kapitel 16 – Årshjul

Januar: Opdater medlemsregister, udarbejd årsregnskab

Februar: Bestyrelsesmøde, budget

Marts: Ordinær generalforsamling

April: Opdater investeringsstrategi

Juni: Halvårsgennemgang

September: Risikovurdering

December: Porteføljegennemgang, budget for næste år

Kapitel 17 – Ændringer

Administrationshåndbogen kan ændres af bestyrelsen.

Ændringer skal meddeles medlemmerne senest 14 dage efter vedtagelse.

Godkendt af bestyrelsen den: ___ · Underskrift: Formand · Kasserer