Økonomi- og regnskabsmanual

Kapitel 1 – Formål

Denne manual beskriver principperne for økonomistyring, bogføring, rapportering og kontrol i Investeringsklubben [NAVN].

Formålet er at sikre:

• gennemsigtighed for medlemmerne,
• korrekt registrering af alle transaktioner,
• retfærdig beregning af medlemsandele,
• kontrol med klubbens midler.

Kapitel 2 – Grundprincipper

1. 01Alle penge tilhører klubben og ikke enkelte personer.
2. 02Alle bevægelser skal kunne dokumenteres.
3. 03Ingen dispositioner må ske uden sporbarhed.
4. 04Medlemmer skal kunne forstå klubbens økonomiske situation.
5. 05Adskillelse mellem privatøkonomi og klubøkonomi skal altid opretholdes.

Kapitel 3 – Økonomiske roller

Kassereren har ansvar for daglig økonomisk administration, registrering af indbetalinger, kontrol af udgifter, klargøring af regnskab, afstemning af bank og depot.

Bestyrelsen har ansvar for godkendelse af større økonomiske beslutninger, kontrol af kassererens arbejde, godkendelse af årsregnskab, kontrol af investeringer.

To-personers kontrol anbefales ved væsentlige dispositioner: én person udfører, én anden kontrollerer. Dette gælder især større betalinger, ændringer i bankadgang og overførsler til eksterne konti.

Kapitel 4 – Kontoplan

Aktiver: 1000 Bank · 1100 Depot · 1200 Tilgodehavender

Indtægter: 2000 Medlemsindskud · 2100 Månedlige bidrag · 2200 Udbytter · 2300 Renteindtægter

Udgifter: 3000 Kurtage · 3100 Depotgebyrer · 3200 Administration · 3300 Revision

Investeringer: 4000 Køb værdipapirer · 4100 Salg værdipapirer · 4200 Realiserede gevinster/tab

Kapitel 5 – Registrering af medlemsindbetalinger

Alle indbetalinger registreres med dato, medlem, beløb, type (indskud/bidrag) og saldo efter indbetaling.

Kapitel 6 – Beregning af medlemsandele

Klubbens samlede værdi beregnes som aktiver minus gæld = nettoformue.

Hvis et medlem ejer 10 %, er medlemsandelen 100.000 kr.

Kapitel 7 – Nye medlemmer

Når et nyt medlem optages:

1. 01Klubben opgør aktuel værdi.
2. 02Der beregnes en indgangskurs.
3. 03Medlemmet indbetaler aftalt beløb.
4. 04Medlemmet tildeles tilsvarende ejerandel.

Nye medlemmer må ikke kunne købe sig ind til en kunstigt lav værdi.

Kapitel 8 – Udmeldelse

Ved udmeldelse:

1. 01Medlemsandel beregnes
2. 02Eventuelle omkostninger fratrækkes
3. 03Udbetaling foretages
4. 04Medlemsregister opdateres

Kapitel 9 – Køb af værdipapirer

Alle køb registreres med dato, værdipapir, ISIN/ticker, antal, kurs, handelsomkostninger og samlet købspris. Bilag gemmes elektronisk.

Kapitel 10 – Salg af værdipapirer

Ved salg registreres salgsdato, antal, salgspris, omkostninger og realiseret gevinst/tab.

Kapitel 11 – Månedlig afslutning

Kapitel 12 – Kvartalsrapport

Status: samlet formue, kontanter, investeringer, gæld.

Udvikling: afkast i perioden, afkast siden årets begyndelse.

Portefølje: største investeringer, aktivfordeling, ændringer.

Medlemmer: antal medlemmer, samlet kapital, ændringer.

Kapitel 13 – Årsafslutning

Ved årets afslutning udarbejdes: resultatopgørelse, balance, investeringsoversigt, medlemsoversigt, årsberetning.

Kapitel 14 – Budget

Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget med forventede indtægter (medlemsbidrag, renter, udbytter) og forventede udgifter (bank, depot, administration, eventuel revision).

Kapitel 15 – Kontrolprocedure

Mindst én gang årligt gennemføres kontrol af bankbeholdning, depotbeholdning, medlemsandele, regnskab og bilag. Kontrollen dokumenteres skriftligt.

Kapitel 16 – Arkivering

Følgende arkiveres: bilag, handelsnotaer, kontoudtog, referater, regnskaber, medlemsaftaler. Materialet opbevares sikkert og med adgangsbegrænsning.

Kapitel 17 – Ændringer

Ændringer til denne manual godkendes af bestyrelsen. Væsentlige ændringer meddeles medlemmerne.

Godkendt: Dato · Formand · Kasserer