Bestyrelsens arbejdsmappe
Årshjul, dagsordener, referater og kontrolskemaer
Kapitel 1 – Formål
Denne arbejdsmappe beskriver bestyrelsens praktiske arbejde.
Formålet er at sikre faste arbejdsgange, dokumenterede beslutninger, gennemsigtighed og kontinuitet ved udskiftning i bestyrelsen.
Kapitel 2 – Bestyrelsens faste opgaver
Kapitel 3 – Årligt arbejdshjul
Januar: Afslutning af regnskabsår, kontrol af depot, udarbejdelse af årsregnskab, gennemgang af portefølje
Februar: Bestyrelsesmøde, godkendelse af årsrapport, forberedelse af generalforsamling
Marts/April: Ordinær generalforsamling, valg af bestyrelse, godkendelse af budget, eventuel ændring af investeringspolitik
Juni: Halvårsgennemgang, risikoanalyse, porteføljejustering
September: Strategigennemgang, kontrol af investeringsgrænser
December: Årets sidste porteføljegennemgang, budget for næste år, planlægning
Kapitel 4 – Standard dagsorden for bestyrelsesmøde
- 01Godkendelse af sidste referat
- 02Økonomisk status (bankbeholdning, depotværdi, medlemsbetalinger, omkostninger)
- 03Investeringsstatus (udvikling, nye muligheder, risici, rebalancering)
- 04Medlemsforhold (nye medlemmer, udmeldelser, ændringer)
- 05Eventuelt
Kapitel 5 – Bestyrelsesreferat (skabelon)
Felter: Dato, Mødeform (Fysisk/Online), Deltagere, Beslutninger (Punkt/Beslutning/Ansvarlig/Frist), Investeringer besluttet (Værdipapir/Køb-Salg/Beløb/Begrundelse), Underskrifter.
Kapitel 6 – Investeringsbeslutningsskema
Felter: Dato, Værdipapir (Navn, Ticker/ISIN, Type: Aktie/ETF/Fond/Obligation), Investeringsbeløb, Andel af portefølje, Begrundelse/Investeringsidé, Positive forhold (3), Risici (3), Forventet tidshorisont (Under 1 år / 1-3 år / 3-5 år / Over 5 år), Beslutning (Godkendt/Afvist/Afventer yderligere analyse), Dato.
Kapitel 7 – Kvartalskontrolskema
Kapitel 8 – Kvartalsrapport til medlemmer (skabelon)
Felter: Periode, Samlet formue, Kontanter, Investeringer, Antal medlemmer, Periodens afkast, Årets afkast, Afkast siden start, Porteføljefordeling (Aktier/Obligationer/Kontanter/Andet i %), Største investeringer, Bestyrelsens kommentar.
Kapitel 9 – Overdragelse ved bestyrelsesskifte
Overdragelsen dokumenteres skriftligt.
Kapitel 10 – Tavshed og ansvar
Bestyrelsesmedlemmer skal behandle interne oplysninger fortroligt.
Bestyrelsesarbejdet skal udføres loyalt og med omhu.
Alle væsentlige beslutninger skal kunne forklares efterfølgende.
Godkendt af bestyrelsen: Dato · Formand · Kasserer